怎樣做好展會策劃？

1、正確獲得展會主題

一個展會主題提出后要經(jīng)過論證方可確定，經(jīng)過收集大量的相關(guān)行業(yè)信息了解該行業(yè)分析展會的可行性。在收集信息的時候要通過多種渠道進(jìn)行，因為多渠道收集的信息才能更全面的了解行業(yè)，一方面可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息量大的優(yōu)勢進(jìn)行大量的收集，然后將收集的信息整合；另一方面通過走訪行業(yè)專業(yè)人士了解該行業(yè)行情和行業(yè)的布局；第三、對展會舉辦地的實地考察，了解展會舉辦地是否具有產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢、區(qū)位條件、政府的政策是否有支持等。

2、展會立項策劃書的寫作

立項策劃書的內(nèi)容主要有以下幾個方面：

（1） 辦展市場環(huán)境分析：對展主題所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家、展會舉辦地有關(guān)法律、政策的分析，對行業(yè)內(nèi)相關(guān)展會的情況的分析等。

（2） 展會基本框架設(shè)立：如展會的名稱、時間、地點、辦展頻率、組織機(jī)構(gòu)、展品范圍、價格等。

（3） 展會初步預(yù)算方案：包括收入和支出兩個部分（4） 展會實施的人員分工：項目組成員分成宣傳推廣組、招展組、配套活動策劃組等（5） 展會招展計劃：在招展組中設(shè)定每個業(yè)務(wù)員完成招展指標(biāo)；招展客戶資料的分配；設(shè)立每日完成的電話量等（6） 展會招商計劃：招展組配合執(zhí)行，主要是對配套活動的贊助招商、展會各類廣告的銷售等（7） 展會宣傳推廣計劃：有宣傳推廣組執(zhí)行推廣計劃，計劃應(yīng)該設(shè)置時間節(jié)點，什么時候完成什么樣的宣傳推廣任務(wù)，如截止**日完成多少家媒體置換、完成微博、微信推送多少條等（8） 展會籌備進(jìn)度計劃：設(shè)置各階段要完成的任務(wù)指標(biāo)，如**月完成招展1/2，**月完成招展工作，**月完成展刊資料的收集等（9） 展會開幕式和展會現(xiàn)場管理計劃：這部分主要是對各人員進(jìn)行分工，如開幕式組負(fù)責(zé)舞臺布置監(jiān)督、開幕式流程策劃、嘉賓邀請等；展會現(xiàn)場管理設(shè)立展務(wù)組負(fù)責(zé)，主要的工作有接待展商入館、核對標(biāo)展眉牌、展位打通核對、布展期間的各項服務(wù)和展會進(jìn)行時的巡館服務(wù)工作；（10）展會期間舉辦的配套活動計劃：有活動策劃組進(jìn)行配套活動的策劃和執(zhí)行、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作

首創(chuàng)展臺設(shè)計效果圖

3、《展會項目立項可行性研究報告》的內(nèi)容應(yīng)包括以下方面：

（1）市場環(huán)境分析

在已收集的各種信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策條件和市場條件。市場環(huán)境分析是研究現(xiàn)階段行業(yè)的發(fā)展概況和預(yù)估該行業(yè)未來的發(fā)展趨勢。一個成功的展會主題必定是有較好發(fā)展前景的行業(yè)，是朝陽產(chǎn)業(yè)。

（2）展會生命力分析

展會生命力分析是從計劃舉辦的展會本身出發(fā)，分析該展會是否有發(fā)展前途。展會生命力的分析是對展會的戰(zhàn)略思考，是分析展會未來的發(fā)展趨勢、分析展會是否能長遠(yuǎn)的發(fā)展、是否能成為行業(yè)內(nèi)有知名度和影響力的展會。

（3）展會執(zhí)行計劃分析

展會執(zhí)行計劃分析是從計劃舉辦的展會項目的本身出發(fā)，分析該展會設(shè)立的計劃在實施過程中是否完善、是否還需要補(bǔ)充，設(shè)立的計劃目標(biāo)完成率多高，按照計劃是否能保證整個展會項目順利完成。檢查各項工作的分工是否合理，是否存在力不從心的安排等。

（4）展會項目財務(wù)分析

展會項目財務(wù)分析是是否決定辦展的重要參考，是從辦展機(jī)構(gòu)財務(wù)的角度出發(fā)，分析測算舉辦該展會的費(fèi)用支出和收入以及各項財務(wù)項目分配是否合理；現(xiàn)階段，一個新的展會項目要實現(xiàn)盈利至少要5屆以上或者10屆以上，所以在分析財務(wù)時要理性看待財務(wù)收入支出。

（5）展會項目風(fēng)險分析

從展會立項可行性分析的角度看，風(fēng)險就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會的過程中，由于一些難以預(yù)料和無法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的計劃落空；或者是由于招展不利導(dǎo)致展商數(shù)量少而致展會延后或取消。

（6）改進(jìn)建議

針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。